Faktura vs. zálohová faktura – jaký je rozdíl a kdy kterou použít?
Při podnikání se můžete setkat se dvěma typy dokumentů – fakturou a zálohovou fakturou. Ačkoli se často zaměňují, mají různé funkce a právní význam. V tomto článku si vysvětlíme, kdy a proč je používat.
Co je to faktura?
Faktura (nebo daňový doklad) je účetní dokument, který potvrzuje, že došlo ke zdanitelnému plnění – tedy k dodání zboží nebo služeb. Faktura musí splňovat zákonné náležitosti a je důležitá pro účetnictví i DPH.
Co je zálohová faktura?
Zálohová faktura není daňovým dokladem. Jde o výzvu k platbě před dodáním zboží nebo služby. Po přijetí platby musí být vystavena ostrý daňový doklad (tzv. faktura na přijatou zálohu).
Klíčové rozdíly
- Zálohová faktura: výzva k platbě, nemá daňové náležitosti.
- Faktura: účetní doklad potvrzující plnění, obsahuje DPH a další náležitosti.
Musí být zálohová faktura v účetnictví?
Zálohové faktury se neúčtují jako příjem. Do účetnictví vstupuje až platba zálohy a následná daňová faktura.
Praktický příklad
- Vystavíte zálohovou fakturu na 10 000 Kč.
- Zákazník zaplatí zálohu.
- Po obdržení platby vystavíte ostrou fakturu na přijatou platbu (s DPH).
- Po dodání služby vystavíte konečnou fakturu (pokud není záloha konečná).
Tipy z praxe
- Vždy uveďte, že jde o zálohovou fakturu (napište to do názvu dokumentu).
- Po zaplacení vystavte řádnou daňovou fakturu s DPH.
- Pokud je záloha 100 %, finální faktura může být rekapitulační.
Závěr
Rozlišení mezi fakturou a zálohovou fakturou je klíčové pro správné účtování i dodržení zákona o DPH. Pokud používáte zálohy, vždy si pohlídejte vystavení správných dokladů – vyhnete se tak problémům při kontrole nebo v účetnictví.