Jak dlouho musím uchovávat faktury? Archivace účetních dokladů v roce 2025
Jednou z důležitých povinností podnikatele je správná archivace účetních dokladů. Faktury, objednávky, pokladní doklady i další účetní dokumenty musí být uchovány po stanovenou dobu, a to jak v papírové, tak i v elektronické podobě. V tomto článku vám přehledně vysvětlíme, jak dlouho musíte uchovávat faktury v roce 2025, co říká zákon a jak si archivaci usnadnit.
1. Co říká zákon o uchovávání faktur?
Podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a zákona č. 235/2004 Sb., o DPH, jsou plátci i neplátci DPH povinni uchovávat účetní a daňové doklady po minimálně stanovenou dobu.
| Typ dokumentu | Minimální doba archivace | Zdroj |
|---|---|---|
| Faktury a účetní doklady | 10 let | Zákon o DPH §35 |
| Účetní závěrky, knihy, deníky | 5 let | Zákon o účetnictví §31 |
| Daňové přiznání | 10 let (u DPH) | Správní řád a DPH zákon |
| Interní doklady, objednávky | 5–10 let (doporučeno) | Dle související dokumentace |
2. Elektronická vs. papírová archivace
Doklady můžete uchovávat buď v tištěné podobě (papírově), nebo výhradně elektronicky – například jako PDF, pokud zajistíte jejich věrohodnost, čitelnost a dostupnost po celou dobu archivace.
V roce 2025 není třeba faktury tisknout, pokud máte systém, který zaručí bezpečné uchování dokumentů. To splňuje i náš online fakturační systém.
3. Co se stane, když faktury neuchováte?
Pokud nebudete schopni doložit faktury při kontrole z finančního úřadu, může dojít ke:
- Vyměření daně zpětně
- Uložení pokuty až do výše několika set tisíc Kč
- Odmítnutí uznání výdajů
4. Jak si archivaci usnadnit?
Nejjednodušší způsob je použít online fakturační nástroj, který:
- Ukládá faktury automaticky
- Umožňuje exporty do ZIPu či PDF
- Uchovává historii a zálohy
- Zajišťuje bezpečné úložiště
Díky tomu splníte povinnosti bez stresu a s minimální námahou.
5. Často kladené otázky (FAQ)
Musím tisknout faktury vystavené online?
Ne. Faktury v PDF formátu můžete uchovávat výhradně elektronicky, pokud jsou čitelné a zálohované.
Co když používám více nástrojů pro fakturaci?
Ideálně byste měli mít jedno centralizované místo, kde faktury archivujete. Pokud je rozdělujete, archivujte podle období nebo klienta.
Platí archivace i pro neplátce DPH?
Ano. I neplátci DPH jsou podle zákona o účetnictví povinni uchovávat účetní doklady minimálně 5 let.
Závěr
Správná archivace faktur je zákonná povinnost, která se v případě kontroly může stát klíčovou. V roce 2025 není důvod vše tisknout – moderní podnikatelé přecházejí na digitální archivaci. Pokud chcete vystavovat a uchovávat faktury snadno a bezpečně, vyzkoušejte Fakturaci Avatomis.