Kdy a jak vystavit fakturu? Praktický přehled pro OSVČ i firmy
Když se řekne vystavení faktury, spousta lidí si představí jen papír nebo PDF, které pošlou klientovi. Ve skutečnosti je ale důležité rozlišovat dvě věci: běžnou obchodní fakturu a daňový doklad podle zákona o DPH. A právě v tom bývá největší zmatek.
V tomto článku si lidsky a bez zbytečné účetní omáčky vysvětlíme, kdy vystavit fakturu, kdo má povinnost vystavit daňový doklad, co musí faktura obsahovat a na co si dát pozor, aby byl doklad v pořádku i při kontrole.
Kdy je potřeba vystavit fakturu
V praxi fakturu vystavujete ve chvíli, kdy dodáte zboží nebo službu a chcete ji odběrateli vyúčtovat. To platí jak pro OSVČ, tak pro firmy. Jenže z pohledu zákona je důležité hlavně to, jestli jste plátce DPH, nebo ne.
Pokud jste plátce DPH, zákon o DPH stanoví situace, kdy musíte vystavit daňový doklad. Typicky jde o uskutečnění zdanitelného plnění, přijetí úplaty před uskutečněním plnění, některá plnění do jiného členského státu EU nebo vybrané režimy, například přenesení daňové povinnosti. Zákon zároveň stanoví, že daňový doklad má být vystaven do 15 dnů ode dne, kdy vznikla povinnost doklad vystavit.
Pokud nejste plátce DPH, nevystavujete daňový doklad podle zákona o DPH v tom samém režimu jako plátce. To ale neznamená, že “žádnou fakturu nepotřebujete”. Běžně vystavujete doklad o prodeji nebo poskytnuté službě, aby bylo jasné, kdo komu co dodal, za kolik a kdy. Z pohledu podnikání je to pořád důležitý účetní a evidenční dokument.
Do kdy musí být daňový doklad vystaven
U plátce DPH je klíčová lhůta 15 dnů. Ta se vztahuje na vystavení daňového dokladu v zákonem stanovených situacích. Prakticky to znamená, že nestačí „někdy později“. Datum uskutečnění plnění nebo přijetí zálohy má přímý dopad na to, kdy má být doklad vystaven a jak se promítne do DPH.
Právě tady hodně podnikatelů chybuje. Doklad sice pošlou klientovi, ale špatně nastaví datum vystavení, datum plnění nebo doklad vytvoří pozdě. Na první pohled to vypadá jako maličkost, ale při řešení DPH už to maličkost není.
Co musí faktura obsahovat
Obsah faktury záleží na tom, jestli jde o běžný doklad, nebo o daňový doklad plátce DPH. U daňového dokladu zákon o DPH výslovně požaduje zejména identifikaci dodavatele a odběratele, DIČ tam, kde je relevantní, evidenční číslo dokladu, rozsah a předmět plnění, den vystavení, den uskutečnění plnění nebo přijetí úplaty, základ daně, sazbu daně a výši daně.
V praxi by dobře vystavená faktura měla obsahovat minimálně:
- jméno nebo název dodavatele, adresu a IČO,
- údaje o odběrateli,
- jedinečné číslo dokladu,
- datum vystavení,
- datum uskutečnění plnění nebo přijetí platby, pokud je relevantní,
- popis dodaného zboží nebo služby,
- množství nebo rozsah plnění,
- cenu,
- u plátce DPH také základ daně, sazbu DPH a částku DPH.
Jak vystavit fakturu krok za krokem
- Připravte si údaje o sobě a o odběrateli. Nestačí jen název firmy. Zkontrolujte adresu, IČO a u plátců DPH také DIČ.
- Zvolte správný typ dokladu. Jinak bude vypadat běžná faktura neplátce a jinak daňový doklad plátce DPH.
- Vyplňte správná data. Nejčastější chyba bývá v datu vystavení a datu uskutečnění plnění.
- Popište plnění srozumitelně. Ne „služby dle dohody“, ale ideálně konkrétněji, aby bylo jasné, co bylo dodáno.
- Zkontrolujte částky. U plátce DPH hlavně základ daně, sazbu a výši DPH.
- Uložte doklad v přehledné podobě. Nejčastěji jako PDF.
Jaký je rozdíl mezi fakturou, daňovým dokladem a zálohovou fakturou
V běžné řeči se všechno často nazývá faktura, ale z právního a účetního pohledu je lepší ty pojmy neplést.
Daňový doklad je pojem ze zákona o DPH. Faktura je v praxi běžný název pro vyúčtování. Zálohová faktura sama o sobě obvykle není daňovým dokladem jen proto, že se tak jmenuje. U DPH je důležité hlavně to, zda už byla přijata úplata a zda vznikla povinnost vystavit daňový doklad k přijaté platbě.
Tohle je přesně moment, kdy se vyplatí nepoužívat univerzální šablony z internetu bez přemýšlení. Formálně to může vypadat správně, ale právně nebo účetně to může být špatně.
Jak dlouho faktury a doklady uchovávat
Tady je potřeba být přesný. Není pravda, že všechny doklady se automaticky archivují stejně dlouho. Zákon o účetnictví v § 31 rozlišuje více kategorií účetních záznamů. Například účetní závěrka a výroční zpráva se uchovávají 10 let, účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány nebo inventurní soupisy typicky 5 let, pokud zákon nestanoví jinak.
U daňových dokladů pro účely DPH je ale zásadní i režim zákona o DPH, kde se běžně pracuje s 10 lety uchování daňových dokladů. Proto je vždy potřeba řešit archivaci podle typu dokladu a podle toho, jestli vstupujete do režimu DPH.
Časté chyby při vystavování faktur
- chybějící nebo nesprávné datum plnění,
- špatně uvedené DIČ,
- nejasný popis služby nebo zboží,
- duplicitní nebo nelogické číslování dokladů,
- záměna zálohové faktury za daňový doklad,
- pozdní vystavení daňového dokladu u plátce DPH.
Časté otázky
Kdo může vystavit fakturu?
Podnikatel, který dodává zboží nebo poskytuje službu. U plátce DPH je navíc třeba řešit, kdy má povinnost vystavit daňový doklad podle zákona o DPH.
Musí mít faktura podpis nebo razítko?
Ne, podpis ani razítko nejsou obecně povinnou náležitostí daňového dokladu podle § 29 zákona o DPH. Rozhodující jsou povinné údaje, ne razítko.
Musí mít faktura datum splatnosti?
Z praktického hlediska rozhodně ano, protože bez něj si koledujete o zmatek při placení. Není ale správné automaticky tvrdit, že existuje jedna univerzální zákonná „standardní splatnost“ pro každou fakturu. Ta se může odvíjet od dohody, smlouvy a konkrétní situace.
Závěr
Vystavit fakturu správně znamená víc než jen vyplnit částku a kliknout na odeslat. Důležité je vědět, kdy jde o běžný doklad a kdy už o daňový doklad podle zákona o DPH, pohlídat správná data a uchovávat dokumenty ve správném režimu.
Pokud chcete mít faktury přehledně, správně a bez zbytečných chyb, dává smysl používat systém, který vás vede přes správné údaje, pomáhá s číslováním a drží historii dokladů na jednom místě.
