Checklist před odesláním faktury: 10 kroků, které zvyšují pravděpodobnost úhrady
Odeslání faktury zákazníkovi je klíčový krok v každém podnikání. Přesto mnoho faktur zůstává nezaplacených jen kvůli drobným chybám nebo nedostatku informací. Tento praktický checklist vám pomůže zajistit, že vaše faktura je správná, srozumitelná a připravená k úhradě.
1. Obsahuje faktura všechny povinné údaje?
Zkontrolujte, že na faktuře nechybí:
- název a IČO obou stran,
- datum vystavení, DÚZP, splatnost,
- popis zboží nebo služby,
- celková cena, DPH (pokud jste plátce).
2. Je faktura přehledná a srozumitelná?
Používejte čitelný font, správné zarovnání a oddělujte sekce. Přehledná faktura zvyšuje důvěru a usnadňuje zpracování.
3. Je správně uvedena splatnost?
Doporučuje se uvádět konkrétní datum (např. 15. září 2025), ne jen „do 14 dnů“. Pomáhá to předejít nejasnostem.
4. Jsou uvedeny správné bankovní údaje?
Zkontrolujte číslo účtu, název banky a variabilní symbol. Případně doplňte QR kód pro pohodlnou platbu.
5. Je na faktuře kontaktní osoba?
Přidejte jméno nebo e-mail osoby, na kterou se zákazník může obrátit v případě dotazů k faktuře.
6. Máte správně nastavené číslování faktur?
Každá faktura by měla mít unikátní číslo v souladu s vaším fakturačním systémem. To pomůže i účetnímu při kontrole.
7. Obsahuje faktura platební podmínky?
Uveďte např. „platba převodem“, „záloha předem“, nebo informaci o možných sankcích za opožděnou platbu.
8. Je faktura ve správném formátu?
Ideální je fakturu exportovat do PDF – je univerzálně čitelný a nemění formátování.
9. Posíláte ji správnému kontaktu?
Ověřte si, že faktura směřuje na správný e-mail – účetní oddělení, fakturační kontakt, nebo zákazníka.
10. Přidali jste krátkou zprávu?
Doporučujeme připojit osobní zprávu k faktuře, například: „Děkujeme za spolupráci. Pokud budete mít dotazy, neváhejte se ozvat.“
Závěr
Díky tomuto jednoduchému checklistu snížíte riziko nezaplacené faktury a zvýšíte pravděpodobnost, že peníze dorazí včas. Vyzkoušejte náš online fakturační systém AVATOMIS, který vám automaticky pomůže splnit většinu těchto bodů – rychle, přehledně a online.
