Jak řešit chybně vystavené faktury: postupy a záznamy
Chybně vystavená faktura může způsobit zmatky v účetnictví, zbytečné doplatky nebo problémy při kontrole z finančního úřadu. Ať už jde o špatné datum, nesprávnou částku nebo chybějící údaj, je důležité situaci vyřešit správným způsobem a v souladu se zákonem. V tomto článku vám ukážeme, jak opravit chybnou fakturu, jaké existují typy oprav a jaké záznamy je třeba uchovat.
1. Nejčastější chyby na fakturách
- Chybné nebo neúplné identifikační údaje (IČO, DIČ, adresa)
- Špatné datum uskutečnění zdanitelného plnění (DÚZP)
- Nesprávně uvedená sazba nebo výše DPH
- Chybný popis služby nebo zboží
- Nezapočítané slevy či přehozené částky
2. Jak opravit fakturu – základní postup
Způsob opravy závisí na tom, jestli už byla faktura zaúčtována a zda byla nebo nebyla uhrazena. Vždy je však nutné zachovat auditní stopu.
Varianta A: Oprava před odesláním nebo úhradou
- Stornujte původní fakturu ve vašem systému.
- Vystavte novou fakturu s opravou a novým číslem.
- Původní fakturu označte jako „STORNO“ a archivujte.
Varianta B: Oprava po odeslání nebo po úhradě
- Vystavte opravný daňový doklad (dříve dobropis nebo vrubopis).
- Uveďte původní číslo faktury, důvod opravy a nové správné údaje.
- Zašlete opravný doklad zákazníkovi a zaevidujte jej v účetnictví.
3. Co musí opravný daňový doklad obsahovat?
- Označení jako „Opravný daňový doklad“
- Číslo a datum původní faktury
- Důvod opravy (např. chybná sazba, částka atd.)
- Opravené údaje a nová celková částka
- Datum vystavení opravného dokladu
4. Evidence a archivace oprav
Každý opravený doklad musí být zaevidován. Všechny původní i opravné doklady doporučujeme archivovat minimálně po dobu 10 let, a to jak v tištěné, tak v elektronické podobě. Pokud používáte moderní fakturační systém AVATOMIS, doklady se automaticky propojují a ukládají s potřebnou dokumentací.
5. Kdy není možné fakturu opravit?
Pokud je faktura starší než 3 roky a již byla zaúčtována a uzavřena v účetním období, oprava bývá složitější. V takovém případě je vhodné konzultovat postup s účetní nebo daňovým poradcem.
Závěr
Chybná faktura není konec světa – pokud víte, jak na to. Důsledná evidence, oprava pomocí správného dokladu a komunikace s odběratelem vám pomohou předejít problémům s účetnictvím nebo finančním úřadem. Používejte systém, který vám umožní opravy snadno provádět, uchovávat historii a propojit vše s účetnictvím.
