Fakturace nájmu: smlouva, DPH, zálohy a kauce

Nájemné se neřídí jedním univerzálním pravidlem. Rozhoduje zejména druh nemovitosti, délka nájmu, postavení pronajímatele a nájemce a to, zda pronajímatel u konkrétního plnění uplatňuje DPH.

Kdy vystavit doklad k nájemnému

Základem je nájemní smlouva nebo jiný průkazný podklad. Samotná skutečnost, že někdo pronajímá majetek, neznamená vždy povinnost posílat každý měsíc dokument nazvaný „faktura“. Plátce DPH však musí v zákonem stanovených situacích vystavit daňový doklad; u pravidelného nájmu lze prakticky využít také platební nebo splátkový kalendář, pokud splní zákonné podmínky.

Nájem a DPH

Nájem nemovité věci je podle zákona o DPH zpravidla osvobozen od daně bez nároku na odpočet. Zákon zároveň vyjmenovává výjimky, například krátkodobý nájem, ubytovací služby, parkovací místa, bezpečnostní schránky nebo nájem strojů a upevněných zařízení.

U vybraného nájmu jinému plátci pro jeho ekonomickou činnost může plátce za zákonných podmínek zvolit zdanění. Tato volba není možná u každého nájemce ani u každého prostoru, zejména u zákonem chráněných obytných nemovitostí. Proto není správné tvrdit, že každý nájem nebytového prostoru podnikateli automaticky podléhá 21% DPH.

Nájemné, služby, záloha a kauce

• Nájemné posuzujte podle režimu konkrétního nájmu.
• Služby a energie oddělte a posuďte podle jejich skutečné povahy a smluvního nastavení.
• Záloha může u plátce vyvolat povinnost přiznat daň, je-li budoucí zdanitelné plnění dostatečně určité.
• Vratná jistota (kauce) obvykle není úplatou za plnění při jejím složení; režim se může změnit, pokud se později započte na nájemné, škodu nebo jiný dluh.

Praktický postup

1. Ve smlouvě oddělte nájemné, služby, zálohy a jistotu.
2. Určete, zda je pronajímatel plátcem DPH a zda je nájem osvobozený, povinně zdaněný, nebo zda lze zvolit zdanění.
3. Nastavte období, splatnost a průkazný podklad pro každou platbu.
4. U složitějšího nebo smíšeného pronájmu ověřte režim s daňovým poradcem.